1.1 DAF XFC XG Lowdeck XG

Regeling melding misstanden

(voorheen Klokkenluidersregeling)

 

DAF Trucks N.V. en alle bijbehorende DAF- en PACCAR entiteiten ("DAF") moedigen jou aan om mogelijke misstanden te melden. DAF, dat onderdeel is van PACCAR gebruikt hiervoor de PACCAR Ethiek lijn die je kosteloos kunt gebruiken (online of telefonisch) om misstanden of eventuele schendingen van de Gedragscode van PACCAR, interne regels van PACCAR, of overtredingen van (inter)nationale wet- en regelgeving te melden (de “PACCAR Ethics Hotline”).

 
 
  • Wie kan een melding doen?

    Alle personen die een arbeidsovereenkomst met DAF hebben (of hebben gehad) en alle personen die anderszins werkzaamheden voor DAF verrichten (of hebben verricht). Ook externe belanghebbenden van DAF, zoals leveranciers, sollicitanten, samenwerkingspartners, etc., kunnen een melding doen.

  • Welke kwesties vallen er onder deze meldingsregeling?

    De regeling kan worden gebruikt om vermoedens van mogelijke misstanden of schendingen van (inter)nationale wet- en regelgeving binnen of door DAF te melden. Voorbeelden zijn:

    • Een (mogelijk) strafbaar feit of een overtreding van (inter)nationale wet- en regelgeving;
    • Een schending van de Gedragscode van PACCAR, van PACCAR Standard Policies, van de compliance-regels of van ander intern beleid van DAF/PACCAR; of
    • Bedreigingen van het milieu, een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen of voor het goed functioneren van de onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

     

  • Wie kun je om advies vragen?

    Als je een vermoeden hebt of weet dat mogelijk sprake is van misstanden en/of inbreuken kun je dat melden bij jouw contactpersoon bij DAF. Als dit meldkanaal geen optie is, kan je gebruik maken van de PACCAR Ethiek-lijn waar indien gewenst anoniem een melding kan worden gedaan. Je kunt jouw zorgen ook eerst vertrouwelijk bespreken met de Compliance Director van DAF alvorens een eventuele melding te doen. Dat kan door met ons Compliance Office contact op te nemen via het onderstaande contactformulier.

    Je kan ook de bevoegde autoriteit (zie onder ‘Hoe kun je een melding doen’) of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het melden van een (vermoeden van een) misstand of een inbreuk op het Unierecht (lokale en Europese wet- en regelgeving).

  • Hoe kun je een melding doen?

    Als je ervoor kiest om deze meldregeling van DAF te volgen, dan kan je schriftelijk of mondeling een melding doen bij jouw contactpersoon bij DAF of bij de Compliance Director via het contactformulier. Dit kan eventueel ook anoniem. Als je volledig anoniem een melding wilt doen, kun je de PACCAR Ethiek-lijn gebruiken. Meer informatie over de PACCAR Ethiek-lijn kun je vinden onder het kopje ‘Veel gestelde vragen’/'FAQs’ op de website van de PACCAR Ethiek-lijn.

    Wanneer je een melding maakt van vermoedens van mogelijke misstanden, dient dit te goeder trouw gebeuren en voor zover mogelijk worden onderbouwd met relevante informatie.

    In plaats van een melding bij DAF maken kan je met het vermoeden van een misstand of inbreuk op het Unie-recht (lokale en Europese wet- en regelgeving) ook direct melding doen bij de bevoegde (externe) autoriteit. Bevoegde autoriteiten zijn:

    1. De autoriteit Consument en Markt (ACM):
    2. De autoriteit Financiële Markten (AFM);
    3. De autoriteit persoonsgegevens (AP);
    4. De Nederlandsche Bank (DNB);
    5. Het Huis voor Klokkenluiders;
    6. De Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGZ);
    7. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZ);
    8. De Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS), en;
    9. Bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan.

    Het direct melden aan jouw contactpersoon bij DAF, bij de Compliance Director of via de PACCAR Ethiek-lijn heeft de voorkeur van DAF omdat de misstand of inbreuk dan het snelst kan worden aangepakt.

     

  • Wat gebeurt er als je een melding doet?

    Zodra een melding wordt ontvangen, wordt deze doorgestuurd naar de Compliance Director. DAF moet de melding vertrouwelijk behandelen. Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder en andere betrokkenen niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.

    De Compliance Director of, in een voorkomend geval, een door hem/haar aangewezen persoon, beoordeelt eerst welke actie er ondernomen moet worden en wat voor onderzoek (indien nodig) er plaats moet vinden naar aanleiding van de melding. De Compliance Director stuurt de melder onverwijld, maar uiterlijk binnen zeven dagen, een bevestiging dat de melding is ontvangen. De melding wordt geregistreerd door de Compliance Director in een daarvoor ingericht register.

    De Compliance Director dient, zo spoedig mogelijk als redelijkerwijs mogelijk is, een voorstel tot onderzoek in bij de Integriteit Commissie naar aanleiding van de gedane melding, tenzij:

    • De melding niet is gebaseerd op redelijke gronden, of:
    • Op voorhand duidelijk is dat de melding geen betrekking heeft op een misstand, een vermoeden van een misstand of een schending of een gevaar voor schending van(inter)nationale wet-en regelgeving.

     

    Als de Integriteit Commissie besluit geen onderzoek in te stellen, dan informeert de Compliance Director de melder binnen twee weken na indiening van de melding. Dit besluit wordt met redenen omkleed.

    Als de Integriteit Commissie besluit om wel onderzoek in te stellen, dan informeert de Compliance Director de melder daar binnen twee weken na indiening van de melding over.

  • Hoe wordt onderzoek gedaan?

    Ten behoeve van het onderzoek naar aanleiding van een melding is de Compliance Director bevoegd alle relevante documenten op te vragen en alle relevante betrokkenen te horen, die hij voor de vorming van zijn advies aan de Integriteit Commissie nodig acht.

    In geval van verstrekte informatie die vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van de Compliance Director moet blijven, wordt dit aan de Compliance Director gemeld.

    De Compliance Director kan ter verkrijging van de vereiste informatie deskundigen inschakelen.

  • Adviesrapport

    Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding legt de Compliance Director zijn bevindingen vast in een adviesrapport gericht aan de Integriteit Commissie. In het adviesrapport wordt de gegrondheid van de melding beschreven en worden eventueel aanbevelingen gedaan.

    Het adviesrapport met aanbevelingen wordt – voor zover nodig voor de bescherming van de melder – in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventuele vertrouwelijke karakter van de aan de Compliance Director verstrekte informatie, verstrekt aan de Integriteit Commissie.

  • Standpunt Integriteit Commissie

    Binnen maximaal drie maanden na ontvangst van de melding worden de melder en degene op wie de melding eventueel betrekking heeft door de Compliance Director of een directielid schriftelijk op de hoogte gesteld van een inhoudelijk standpunt van de Integriteit Commissie betreffende de melding.

    In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd. De Compliance Director doet schriftelijk melding hiervan aan de melder, onder opgaaf van redenen.

  • Hoe wordt een melder beschermd?

    Melders die te goeder trouw melding doen van misstanden die onder dit beleid vallen zullen niet worden geïntimideerd of benadeeld (benadelingsverbod) of worden geconfronteerd met andere negatieve gevolgen (voor bijvoorbeeld hun dienstverband) omdat zij hun zorgen hebben geuit. Dit benadelingsverbod geldt eveneens voor degene die de melder bijstaat en/of een andere betrokken derde.

    Onder benadeling wordt in ieder geval verstaan:

    • Het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
    • Het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
    • Het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
    • Het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als de melding wordt doorgezet.

    DAF duldt geen enkele vorm van intimidatie of benadeling en zal disciplinaire maatregelen nemen tegen de desbetreffende collega’s of leidinggevenden indien dit nodig is.

    Het benadelingsverbod is niet van toepassing in geval van klachten van persoonlijke aard, in geval van kritiek op gemaakte beleidskeuzen en in geval van gewetensbezwaren. Evenmin geldt het benadelingsverbod indien de melder handelt uit persoonlijk gewin, valse beschuldigingen uit die bewust, om oneigenlijke redenen, of met kwade opzet zijn gedaan.

    Als een melder meent dat hij of zij gestraft wordt vanwege zijn/haar positie als melder van vermeende misstanden of omdat hij/zij deelneemt aan een onderzoek naar aanleiding van een melding, wordt hij/zij aangemoedigd om dit onmiddellijk te melden aan het Compliance Office of aan de  Compliance Director zelf, zodat DAF passende maatregelen kan treffen.

    Als blijkt dat de melder persoonlijk betrokken is geweest bij vermeende misstanden, wordt deze melder door het melden van de misstanden niet gevrijwaard tegen mogelijke (disciplinaire) maatregelen door DAF of tegen civielrechtelijke, strafrechtelijke of wettelijke aansprakelijkheid. DAF zal echter te allen tijde in haar overwegingen rekening houden met het feit dat een melder zijn/haar vermoedens van misstanden vrijwillig en te goeder trouw in overeenstemming met deze regeling heeft gemeld.

    DAF zal tijdens de onderzoeken de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetten en -vereisten naleven, zoals uiteengezet in haar interne beleid.

 
 

Aanvraag voor informatie